Инструкция по отчету Агента

1. Движение товаров:

1. Остаток товаров на начало отчётного периода – остаток товара на начало отчётного периода (отчётный период отражается в залоговой стоимости);

а) залоговая стоимость - см. договор;

б) стоимость по прайс листу – стоимость, установленная Принципалом для продажи товара;
в) по цене продажи – окончательная стоимость продажи товара конечному потребителю, с учётом скидок, программы лояльности, парсинга цен и т.д.

2. Принято товара от Принципала – поступление товара по факту приёмки на РЦ, оформленное актом приёма – передачи.

3. Реализовано товаров покупателям – фактическая продажа (см. отчёт о продажах и возвратах).

4. Возвращено товаров покупателями - возврат от конечного потребителя в магазины ДМ.

5. Возвращено товаров Принципалу – возврат товаров Принципалу с РЦ Агента (оформлено товарной накладной).

6. Списано товаров, Всего:
в том числе:

а) производственный брак – списаны бракованные товары по распоряжению Коммерческой дирекции Агента;
б) брак по возвратам покупателей – списан возврат товара от конечных покупателей.

7. Прочее, Всего – прочие операции, суммы списаний, по которым компенсирует Агент Принципалу, при страховых случаях (форс – мажорах, при утере товаров перевозчиками, при доставке интернет – заказов. Данное списание за счёт ООО «ДМ»;

7.1. в том числе результат инвентаризации товаров;

а) разница между излишками и недостачей, выявленными в результате проведённой инвентаризации, а также – оприходование излишками при выявлении отрицательных остатков товара;

8. Остаток нереализованных товаров на конец отчётного периода – физическое сальдо по всем предыдущим операциям: п.1+п.2-п.3+п.4-п.5-п.6 (+/-) п.7.

2. Расчёты:

9. Сальдо расчётов на начало отчётного периода – суммарный результат расчётов за предыдущий период, переносится из стр. 18 отчёта за предыдущий отчётный период.

10. За реализованный товар: продажа - возвраты (п.3 – п.4), задолженность Агента за проданные товары, за вычетом возвратов товаров от покупателей.

11. Вознаграждение Агента, в т. ч. НДС – сумма вознаграждения по всем видам составной комиссии за оказанные услуги реализации товара, п. 5.2 договора.

В т.ч. начислено вознаграждение в текущем периоде .Описание логики расчета при отрицательном Агентском вознаграждении см.в Приложении 7 к договору

5.2. На основании сведений, указанных в Ежемесячном отчете Агента, Стороны производят расчет вознаграждения Агента.

Процент вознаграждения устанавливается в зависимости от категории реализуемых Товаров и указывается в Приложении № 9, которое является неотъемлемой частью настоящего Договора. Размер вознаграждения включает НДС. Оплата вознаграждения производится путем удержания Агентом суммы вознаграждения из денежных средств, подлежащих перечислению на счет Принципала, если иной порядок не согласован Сторонами дополнительно.

Помимо указанного процента вознаграждения, Принципал ежемесячно оплачивает Агенту дополнительно к данному проценту стоимость логистических услуг, указанных в п.4.6. Договора.

Оплата данных услуг производится Принципалом в таком же порядке, как и оплата вознаграждения Агента, указанного в настоящем пункте Договора: путем удержания Агентом их стоимости из денежных средств, подлежащих перечислению на счет Принципала, если иной порядок не согласован Сторонами дополнительно.

12. Перечислены денежные средства – сумма платежей в адрес Принципала за отчётный период.

13. Оказаны маркетинговые услуги Принципалом, в т. ч. НДС - компенсация Принципалу продажи, ниже установленной им проданной цены, т.е. цена по прайс листу за минусом цены продажи.

14. Оказаны услуги Агентом, в т. ч. НДС - прочие маркетинговые услуги, оказанные агентом, а именно (фото, маркетинг, логистические услуги – 2%).

Стоимость логических услуг составляет 2% от залоговой стоимости фактически отгруженного Принципалом Товара на Склад Агента за отчетный месяц.

15. Оказаны прочие услуги Принципалу, в т. ч, НДС – не определены, будет заполняться при оказании прочих услуг.

16. Начислены претензии к Агенту, всего – общая сумма возмещения по форс-мажору, утере товаров перевозчиками, недостачи по результатам инвентаризации, п.8.3.

16.1. В т.ч. начислены претензии в текущем периоде – сумма возмещения за недостачи товара по результатам инвентаризации.

16.2. В т.ч. корректировка претензий предыдущих периодов – сумма на которую будет скорректирована сумма возмещения, в случае, если возмещенный за предыдущие периоды товар был найден и поднят на сток.

16.3. В т.ч. начислены претензии за НТМП – сумма возмещения за потерянный или неопознанный товар МП.

17. Поступление денежных средств от Принципала – перечисленные денежные средства Принципалом на расчётный счёт Агента (Принципал не должен перечислять денежные средства, кроме дебиторской задолженности на конец отчётного периода (стр. 18 отчёта Агента).

18. Сальдо расчётов на конец отчётного периода – остаток задолженности Агента перед Принципалом или же Принципала перед Агентом (п.9+п.10- п.11- п.12+ п.13- п.14- п.15+ п.16- п.17).

19. Остаток полученных авансов – остаток полученных денежных средств в оплату заказов товаров, которые не были реализованы.
К данному отчёту Агента Принципалом выпущена счёт – фактура на маркетинговые услуги - компенсация продажи, ниже установленной цены Принципалом (Приложение № 5 п.3.1 договора).

Данный номер счёт – фактуры Принципал регистрирует в своей учётной системе.

3. Часто задаваемые вопросы и ответы

FAQ

1. Вопросы по отправке и подписанию отчетности:

1.1. Какие сроки предоставления отчётности?

Отчёт о продажах и возвратах - за 1-ую декаду высылается каждое 11-е число месяца, если оно не выпадает на выходной или праздничный день. Отчёт за вторую декаду высылается каждое 21-е число месяца, если оно не выпадает на выходной или праздничный день. Итоговый ежемесячный Отчёт агента, который включает в себя - сводный Отчёт Агента и приложение к нему, Отчёт о продажах и возвратах, а также Отчёт об остатках и движении товаров - высылается до 15-го числа месяца, следующим за отчетным.

1.2. Направляете ли Вы повторно отчётность за предыдущие периоды? (смена ответственного сотрудника принципала, потеряли ранее отправленные письма с отчетами от ДМ).

Если не пришли декадные отчеты - писать на почту MP.COMMERC@DETMIR.RU, если не пришел итоговый месячный отчет - проверяем адрес отправки через Техподдержку, если адрес заведён верно, то написать на почту MP.Buch@detmir.ru.

2. Расхождения в суммах агентского вознаграждения и маркетинговых услуг в Отчёте агента и Отчёте о продажах и возвратах (корректировка отражается только в Отчёте Агента).

Написать на почту MP.Buch@detmir.ru + MP.COMMERC@DETMIR.RU.

3. Вопросы по Отчёту о продажах и возвратах:

3.1. Какие скидки и акции прошли?

Обратиться в Поддержку.

3.2. Почему есть возврат товара, но нет продаж?

Продажа прошла в прошлом месяце, возврат - в текущем.

3.3. Почему есть кол-во продаж, но нет фактической стоимости?

В данном случае произошла полная оплата товара бонусами по карте Детского Мира. Стоимость мы компенсируем маркетинговыми услугами, которые отражены в столбце №30 итогового Отчёта о возвратах и продажах.

4. Вопросы по Отчету Агента:

4.1. Не согласны с суммой поставленного товара (пункт №2 Отчёта Агента).

По вопросам расхождений по поставкам необходимо обратиться в Поддержку.

4.2. Как оформляется возврат и какой процесс обмена документами по возвратам?

Возврат товара оформляется на РЦ в момент передачи товара, оформляется сопроводительным документом–товарная накладная по форме – Торг 12. Для забора возврата необходима оригинальная доверенность с подписью и печатью, также необходимо заказать пропуск с данными на ТС и водителя. Данный запрос направляется в Техподдержку.

4.3. Что содержит в себе п.16 Отчёта Агента "Начислены претензии к Агенту"

В данном разделе указываются компенсации Агентом Принципалу товарных потерь (форс-мажорные ситуации (пожар, залив и т.д.), недостачи, выявленные при проведении инвентаризации, потери товаров лог. операторами при доставке конечным покупателям заказов в интернет- магазин. Данную сумму мы компенсируем Принципалу. Она учтена при расчете итогового сальдо.
Подробные данные по позициям есть в Отчёте об остатках и движении товаров.

4.4. Что такое остаток полученных авансов?

Это полученные ООО «ДМ» денежные средства в оплату интернет - заказа покупателями на сайте интернет - магазина, по которому товар ещё не реализован.

4.5. Как рассчитывается конечное сальдо?

П.18 = п.9+п.10-п.11-п.12+п.13-п14-п.15+п.16-п.17.

4.6. Что отражено в п.7 и п.7.1?

П.7. - прочие операции, суммы списаний, по которым компенсирует Агент Принципалу, при страховых случаях (форс – мажорах, при утере товаров перевозчиками, при доставке интернет – заказов. Данное списание за счёт ООО «ДМ» П.7.1. - разница между излишками и недостачей, выявленными в результате проведённой инвентаризации, а также – оприходование излишками при выявлении отрицательных остатков товара.

4.7. Как рассчитывается компенсация по недостаче товара?

Компенсация по недостаче товара рассчитывается согласно п.8.3. договора:

8.3.  Агент обязан компенсировать Принципалу стоимость утраченного Агентом Товара. Компенсация производится в размере залоговой либо розничной стоимости Товара, указанной в Сайте на дату расчета суммы компенсации, в зависимости от того, какая стоимость является наименьшей. Факт утраты Товара подтверждается данными Ежемесячного отчета.

5. Товар попал в столбец "Иные операции" в Отчете об остатках - что это за товар?

Излишки и недостачи по результатам инвентаризации; корректировка отрицательных остатков

6. Вопросы по маркетинговым услугам:

6.1. Что такое маркетинговые услуги, кто и кому их оплачивает?

Всё о маркетинговых услугах указано в Приложении № 5 договора:

Маркетинговые услуги Принципала.

1. Принципал оказывает Агенту маркетинговые услуги, указанные в настоящем Приложении к Договору (далее – «Приложение») и направленные на привлечение внимания потребителей товаров к Сайту, увеличению посещаемости Сайта, продвижению и стимулированию продаж Агента на Сайте, продвижению Сайта среди лиц, осуществляющих деятельность по продаже товаров в розницу с использованием дистанционного способа (далее – «маркетинговые услуги»). Маркетинговые услуги подлежат оказанию в порядке, установленном Приложением.

2. Принципал оказывает Агенту маркетинговые услуги по продвижению Сайта путем предоставления скидок Розничным потребителям на Товары Принципала, реализуемые на Сайте. Указанные скидки предоставляются Принципалом в рамках участия его Товаров в маркетинговых мероприятиях Агента - бонусных программах, правила которых размещены по ссылке http://bonus.detmir.ru/bonus-rules).

Подписывая Приложение, Принципал принимает условия указанных маркетинговых мероприятий Агента и подтверждает своё участие в них.

3.  Стоимость маркетинговых услуг Принципала и порядок их оплаты.

3.1. Стоимость маркетинговых услуг Принципала определяется как разница между Ценой Товара, установленной Принципалом, и фактической розничной ценой Товара, по которой он продавался на Сайте в период оказания маркетинговых услуг Принципалом, уменьшенная на величину вознаграждения Агента. Для целей расчета стоимости маркетинговых услуг указанная разница суммируется по всем продажам Товаров на Сайте в отчетном месяце в период оказания маркетинговых услуг Принципалом. Расчет стоимости осуществляется на основании данных Ежемесячных отчетов.

3.2. В отношении маркетинговых услуг Стороны производят взаиморасчеты не позднее 25 – ого числа месяца, следующего за отчетным, на основании Ежемесячного отчета, Акта об оказанных услугах и счета-фактуры.

Агент вправе в одностороннем порядке произвести зачет стоимости маркетинговых услуг Принципала в счет вознаграждения Агента в рамках Ежемесячного отчета. Взаимозачет может проводится не позднее 2 (Двух) месяцев с даты оказания Принципалом Агенту маркетинговых услуг по настоящему Приложению.

6.2. Можем ли отказаться от маркетинговых услуг или проводить, как премию без НДС?

Нет, отказаться невозможно, т.к. работа по маркетинговым услугам регламентирована договором.

6.3. Выгрузка УПД (как выгружать, ошибки после выгрузки УПД)?

Необходимо обратиться в Поддержку.

6.4. Не согласны с номерами ДМ.

Вы можете сформировать УПД на маркетинговые услуги и выгрузить его по ЭДО со своим номером, но сохраняя дату и сумму, указанные в отправленных Вам документах. УПД на маркетинговые услуги необходимо выставить до 20- го числа месяца, следующим за отчётным. По истечению этого срока замена номера не принимается. Исключение для документов, проведённых в декабре, замещение должно выполняться до 22-го числа месяца, следующим за отчётным.

7. Вопросы по УПД на товары:

7.1. Почему отклонен УПД, в чём ошибка?

Все ошибки по отклонённым и неподписанным УПД фиксируются в сводном отчёте о расхождениях, который отправляется автоматически на эл. почту контрагента 3 раза в неделю (пн, ср, пт), в случае неполучения таких отчётов, необходимо уточнить эл. адрес, на который требуется отправлять данный отчёт просьба направить обращение на проверку адреса на почту - MP.Commerc@detmir.ru.

Для отправки отчета отдельно – напишите на почту MP.Buch@detmir.ru, бухгалтер персонально вышлет отчёт.

7.2. Как правильно заполнять УПД?

Требования к УПД размещены по ссылке:

https://help.detmir.market/upd

В этом файле указаны все требования. Необходимо номер заказа и номер АПП указывать в дополнительных сведениях к УПД, а также указывать к каждой позиции штрих - код товара по матрице Детского мира.

8. Вопросы по приемке товара и заказам

8.1. Не согласны с приёмкой товара.

По вопросам расхождений по поставкам, необходимо обратиться в Поддержку.

8.2. Была ли приемка по конкретному заказу?

По вопросам заказов необходимо обращаться в Поддержку.

8.3. Повторная выгрузка, либо отклонить заказ.

По вопросам заказов необходимо обращаться в Поддержку.

8.4. Запрос АПП, акт расхождения по приемке товара

АПП отправляется автоматически на почту, которая указана в договоре для отправки АПП. Если АПП не приходит, просьба направить обращение на проверку адреса на почту: MP.COMMERC@DETMIR.RU.

9. Вопросы по списаниям:

9.1. Запрос актов списаний.

В перспективе – автоматическая рассылка по поставщикам.

9.2. Куда направляются списанные товары?

На утилизацию, либо они уничтожены при форс-мажорных ситуациях.

10. Запрос книги продаж и покупок.

Написать на почту: MP.Buch@detmir.ru.

11. Просят исправить адрес e-mail или юр. адрес.

Необходимо обратиться в Поддержку.

12. Запрос актов сверки.

Согласно договору, актом сверки является сводный отчёт агента. Отдельно акты сверки не проводим.

13. Вопрос по оплатам (когда будет оплата?)

1) в течение 3 (Трех) рабочих дней с даты предоставления Принципалу промежуточного отчета.
Промежуточные отчеты содержат сведения о реализованных и возвращенных Товарах и предоставляются 2 (Два) раза в месяц, а именно:
- за период с 1- ого по 10-ое число отчетного месяца;
- за период с 1-ого по 20-е число отчетного месяца (включая данные за период с 1- ого по 10-ое число).

2) течение 3 (Трех) рабочих дней с даты предоставления Принципалу Ежемесячного отчета, но не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным на основании данных Ежемесячного отчета.

14. Переход на обмен отчетностью по ЭДО.

Необходимо обратиться в Поддержку.

15. Смена системы налогообложения, изменение банковских реквизитов.

Необходимо обратиться в Поддержку.

16. УПД на фотоуслуги/лог. услуги.

Написать на почту Валентины Осадченко VOsadchenko@detmir.ru.